ترجمۀ رسمی به ترجمه‌ای از اسناد و مدارک گفته می‌شود که توسط مترجم رسمی انجام گرفته باشد. زمانی که این ترجمه روی سربرگ مترجم رسمی قوۀ قضائیه چاپ و مهر و امضاء شده باشد رسمیت پیدا می‌کند. در صورت نیاز، می‌توان ترجمه رسمی را به تایید اداره مربوطه در قوه قضاییه و وزارت امور خارجه ایران رساند. ترجمۀ مدارک تحصیلی و سایر اسناد و مدارک اولین مرحله در ارتباط با مراکز و دانشگاه‌های خارجی است. آشنایی با فرایند ترجمه رسمی مدارک به شما کمک می‌کند که این کار با دقت و سرعت بیشتر و در حداقل زمان انجام شود.

نکته: ترجمه اسناد به صورت مهر مترجم (بدون تاییدات قوه قضاییه و امورخارجه) بیشترین کاربرد را برای اکثر سفارت‌خانه‌‌‌ها دارد، این نوع ترجمه کاملاً رسمی است و صرفاً تاییدات مضاعف مذکور را ندارد. تاییدات دادگستری و امور خارجه رسمیت بیشتری به ترجمه می‌دهد. ​​​​​​​​​​​​​​

مترجم رسمی شخصی است که کاملاً به زبان تخصصی خود مسلط است و همچنین، با قوانین حقوقی مرتبط با کار خود آشنایی کاملی دارد. مترجم رسمی پس از قبولی در آزمونی بسیار دشوار و طی مراحل پیچیده و دقیقی که تحت نظارت قوۀ قضائیه انجام می‌گیرد، با اخذ پروانه و مجوز تاسیس دفتر ترجمه رسمی از سوی آن نهاد، اجازۀ فعالیت در حیطۀ ترجمه رسمی اسناد و مدارک را کسب می‌کند. مترجمان رسمی پس از طی مراحلی چون آزمون کتبی و مصاحبۀ شفاهی و گذراندن دورۀ کارآموزی، در مراسم تحلیف مترجمان رسمی دادگستری شرکت می‌کنند و سپس به کار ترجمه رسمی مشغول می‌شوند. بنابراین، اسناد حتماً باید توسط مترجمان رسمی معتبر ترجمه شوند.​​​​​​​

منابعی که برای ترجمه شدن در اختیار دارالترجمه قرار می دهیم، باید به صورت مکتوب و با مهر و امضای رسمی سازمان یا ارگان صادرکنندۀ آن مدرک باشد. رونوشت (کپی) اسناد یا رونوشت برابر با اصل دفترخانه‌‌های رسمی به هیچ وجه قابلیت ترجمه رسمی را ندارند.

نکته: ترجمۀ برخی اسناد با وجود اصل بودن و داشتن مهر و امضاء ممنوع است. مثلاً دانشنامه موقت پایان تحصیلات (که در آن نوشته است که قابل ترجمه نیست) ترجمۀ رسمی نمی‌شود. ترجمۀ رسمی برخی اسناد نیز به واسطه بخشنامه‌های قطعی توسط اداره مترجمان قوۀ قضائیه ممنوع شده است.​​​​​​​

ترجمۀ رسمی هر سند به منزلۀ تولید همسان آن سند به زبانی دیگر در تاریخی مشخص است، قابل استفاده بودن یا نبودن ترجمه‌های قدیمی توسط مرجع درخواست‌کنندۀ ترجمه تعیین می‌شود. باید اشاره داشت که مدت زمان اعتبار ترجمه بستگی زیادی به ماهیت سند ترجمه شده و علت ارائه ترجمه دارد. مثلاً، ترجمۀ مدارک تحصیلی ابطال پذیر نیستند؛ از آنجا که ذات این مدارک قابل تغییر نیست (با اخذ مدرک دکتری نمرات کارشناسی ارشد شما تغییر نخواهد کرد)، اما در مدارکی مثل شناسنامه یا سند ملک ممکن است با گذر زمان تغییراتی در اصل سند ایجاد شود، پس، نیازمند ترجمۀ مجدد است. از این رو، اکثر مراجع بین‌المللی و سفارت‌خانه ها ترجمۀ کمتر از ۶ ماه را معتبر می‌دانند. علاوه بر این، مهرهای دادگستری و وزارت امور خارجه در فواصل زمانی ۲ ساله به روز می‌شوند که خود ضرورت دیگری برای تجدید ترجمه و تایید است.​​​​​​​

مرحلۀ دوم ترجمه رسمی مربوط به زمانی است که شما ملزم هستید مدارک ترجمه شدۀ خود را به تأیید قوۀ قضاییه و وزارت امور خارجه ایران برسانید. از آنجایی که این دو نهاد برای ممهور کردن مدارک هزینۀ نسبتاً بالایی را دریافت می‌کنند و همانطور که پیشتر نوشته شد، بسیاری از مدارک بعد از گذشت ۶ ماه نیاز به ترجمه مجدد دارند، ضروری است قبل از گرفتن این تأییدات به وب‌سایت مرجع درخواست کنندۀ ترجمه مراجعه و از کم و کیف موارد و تأییدات موردنیاز اطمینان حاصل کرد.

قوانین هر کشور و سفارت آن و اینکه چه مدارکی نیاز دارند در پروسۀ ترجمه رسمی بسیار تاثیرگذار و مهم است. اسناد و مدارکی که برای اخذ ویزا از سفارت خانه ها نیازمند ترجمه هستند، باید با استانداردهای خاص به سفارت مربوطه تحویل داده شوند. لذا، در ابتدا با مراجعه به سایت سفارت خانه‌‌ها چک لیست درخواستی هر سفارت تهیه شود و مدارک مربوط به هر مورد به صورت کامل و بدون نقص ترجمه شوند. در غیر این صورت، ممکن است سفارت درخواست متقاضی را رد کند.​​​​​​​

نکتۀ حائز اهمیت در مورد ترجمه رسمی این است که بسیاری از دارالترجمه ها پس از تحویل، مسئولیتی در قبال اشتباهات احتمالی در ترجمۀ مدارک شما بر عهده نمی‌گیرند. البته، دارالترجمه رسمی شاهان همواره نهایت تلاش خود را در ارائه ترجمه بدون اشتباه می‌کند و تا حد ممکن مسئولیت اشتباهات را بر عهده می‌گیرد. اما برای اینکه اشتباهات به حداقل برسند و کار سریعتر انجام شود، ضروری است قبل از تحویل مدارک پیش نویس ترجمه اسناد خود را به دقت مطالعه کنید و ایرادات را به دارالترجمه اطلاع دهید تا اصلاحات انجام شود. ​​​

اداره کل امور و اسناد مترجمان رسمی هرساله با ارائه تعرفه قیمت ترجمۀ رسمی همه دارالترجمه‌های رسمی کشور را از آخرین نرخ‌نامه‌های ترجمه رسمی مطلع می‌کند. آخرین تعرفه اعلامی این سازمان در سال 1400 بوده است و هزینۀ ترجمه رسمی مطابق با آن دریافت می‌شود.

هزینه و الزام مهر قوه قضاییه و وزارت خارجه بنا به نوع مدرک ترجمه شده، نوع مدرک و نهاد تحویل گیرنده متفاوت است ولی هیچ‌کدام از موارد از درجۀ اهمیت آنها نمی‌کاهد ، چرا که، این دو مهر باعث اعتبار هرچه بیشتر مدارک ترجمه شده است و مخاطرات احتمالی آینده در حوزۀ حقوقی و کیفری را از بین می‌برد. هزینۀ مهر قوه قضاییه و وزارت خارجه نیز همانند هزینۀ ترجمه به صورت مصوب ابلاغ می‌شود.​​​​​​​​​​​​​​